PestPro Office: Az első lépések a kártevőirtó szoftverben

A kártevőirtó vállalkozások napi szinten kezelnek komplex adminisztrációt: munkalapokat, biocid nyilvántartást, ügyfél-dokumentációt, készletgazdálkodást és hatósági jelentéseket. Mindezt gyakran szétszórt Excel táblákban, papír alapon vagy több különálló rendszerben.

A PestPro Office egyetlen platformon egyesíti a teljes vállalkozási adminisztrációt. A regisztrációtól perceken belül használatba vehető, és lépésről lépésre bevezeti az új felhasználókat a rendszer minden funkciójába.

Ebben a cikkben végigvezetjük az első lépéseket: a regisztrációtól az első ügyfél felvételéig és az első munkalap létrehozásáig.

A PestPro Office-ba kétféleképpen léphet be: e-mail címmel (magic link vagy egyszeri kód) vagy Google fiókkal. Mindkét módszer jelszómentes és biztonságos.

Az üdvözlő képernyőn két lehetőség közül választhat:

• Új cég létrehozása - ha Ön a vállalkozás tulajdonosa és most állítja be a rendszert
• Csatlakozás meglévő céghez - ha meghívókódot kapott egy már regisztrált cégtől

Ha az Új cég létrehozása opciót választja, a rendszer végigvezeti a vállalkozás adatainak rögzítésén. Ezeket az adatokat a munkalapok, számlák és hatósági dokumentumok automatikus generálásához használja a rendszer.

Minden adatot egyszer kell megadni a regisztrációkor. Ezek automatikusan megjelennek a munkalapok fejlécében, a munkaigazolásokon és az ügyfeleknek küldött dokumentumokban, így nem kell ismételten begépelni őket.

A sikeres regisztráció után a rendszer a Kezdőlapra irányítja, ahol összesítő kártyákon láthatja a vállalkozás legfontosabb mutatóit:

• Ügyfelek száma - aktív ügyfelek összesítése
• Aktív helyszínek - a szolgáltatással lefedett telephelyek
• Eszközök száma - kihelyezett monitoring eszközök
• Alacsony készlet - figyelmeztetés, ha valamelyik raktárkészlet fogyóban van
• Ütemezett munkák - a következő időszakra tervezett munkalapok
• Elvégzett munkák - teljesített munkalapok statisztikája

A rendszer emellett egy dedikált Első lépések oldalt is kínál, amely lépésről lépésre végigvezeti a beállítást. Az oldal három kategóriába sorolja a teendőket:

• Kötelező lépések: cégprofil beállítása, első ügyfél és helyszín rögzítése, központi raktárkészlet feltöltése, járműkészlet létrehozása, és az első munkalap elkészítése
• Ajánlott lépések: digitális aláírás feltöltése, járműhozzárendelés, ügyfél e-mail cím és helyszín cím megadása
• További lehetőségek: egyedi termékek felvétele, ismétlődő ütemezések, IPM monitoring beállítása, beszállítók kezelése

Minden lépésnél egy folyamatjelző mutatja az előrehaladást, és közvetlen linkekkel navigálhat az adott modulhoz. Így biztosan nem marad ki egyetlen fontos beállítás sem.

A PestPro Office-ban az ügyfelek és helyszíneik kezelése az alapja minden további műveletnek. Az ügyfél felvétele során a következőket rögzítheti:

• Ügyfél adatok: cégnév vagy magánszemély neve, kapcsolattartó, e-mail, telefonszám
• Helyszínek: egy ügyfélhez több telephelyet is hozzárendelhet (pl. irodaépület, raktár, üzlet)
• Eszközök: helyszínenként rögzíthetők a kihelyezett monitoring eszközök (csalétekdoboz, ragacscsapda stb.)
• Dokumentumok: szerződések és egyéb iratok feltöltése

A helyszínekhez rendelt eszközök az IPM monitoring rendszer alapját képezik: minden ellenőrzés, észlelés és anyagfelhasználás ezekhez az eszközökhöz kapcsolódik, biztosítva a teljes visszakövethetőséget.

A PestPro Office munkalap rendszere a napi operatív munka szíve. A munkalapokat naptár nézetben kezelheti, és többféle nézet közül választhat:

A munkalapokat húzással rendelheti technikusokhoz a csapat nézetben, és szűrheti ügyfél, helyszín, technikus vagy státusz szerint. A munka befejezésekor a rendszer automatikusan generálja a munkaigazolást és az ellenőrzési jegyzőkönyvet PDF formátumban.

A PestPro Office támogatja a többfelhasználós munkavégzést. A csapattagokat 6 jegyű meghívókóddal veheti fel a rendszerbe. A meghívott személy a kód megadása után automatikusan a céghez kapcsolódik.

A rendszer három jogosultsági szintet különböztet meg:

• Tulajdonos - teljes hozzáférés, beleértve az előfizetés kezelését és cégadatok módosítását
• Operátor - ügyfelek, munkalapok, készlet és beszerzés kezelése
• Technikus - munkalapok megtekintése és végrehajtása, helyszíni adatrögzítés

A technikusok a terepen a mobiltelefonjukon érik el a rájuk bízott munkalapokat, rögzíthetik az elvégzett munkát, az anyagfelhasználást és az eszközellenőrzési eredményeket.

A készletgazdálkodás modul segítségével nyomon követheti a biocid termékek és egyéb anyagok készletszintjét:

• Raktárak: több raktárhely kezelése (központi raktár, járműkészletek)
• Jármű hozzárendelés: technikusok járműveinek készlete külön követhető
• Alacsony készlet figyelmeztetés: a rendszer automatikusan jelzi, ha egy termék készlete a minimumszint alá csökken
• Rendelési javaslatok: a rendszer a fogyás alapján javaslatot tesz az utánrendelésre
• Beszállítói számlák: a bevételezett anyagok dokumentálása

A munkalap lezárásakor a rendszer automatikusan levonja a felhasznált anyagokat a készletből, így a nyilvántartás mindig naprakész marad.

A PestPro Office használatba vétele nem igényel bonyolult telepítést vagy betanítást. A regisztrációtól az első munkalap létrehozásáig percek alatt eljuthat. A rendszer 14 napos ingyenes próbaidőszakot kínál, amely alatt minden funkció korlátozás nélkül elérhető.