Hová megy az idő az anyagbeszerzésnél?
Egy kártevőirtó vállalkozás működésének alapja a megfelelő vegyszerek és eszközök rendelkezésre állása. Mégis, a legtöbb cégnél az anyagbeszerzés még mindig kézzel történik: telefonhívások, e-mailek, papír alapú szállítólevelek, és egy Excel tábla, ami „nagyjából" tartalmazza a rendeléseket.
A hétköznapokban ez rengeteg időt emészt fel:
- Készletfigyelés fejben: Neked kell észben tartanod, miből mennyi van, és mikor kell rendelni, közben naponta többször is kiszállsz.
- Rendelések összeszedése: Telefonálgatás, e-mail írás, vissza-visszakérdezés a beszállítónál, hogy mit szállít és mikor.
- Számlák rendezgetése: A beszállítói számlákat össze kell gyűjteni, párosítani a rendelésekkel, és időben eljuttatni a könyvelőnek.
- Árak utánanézése: A beszállító emelt, de nincs hol visszanézni a korábbi árakat, csak a megérzésedre hagyatkozhatsz.
Mindez órákat vesz el hetente az érdemi munkától, és a kézi nyilvántartásnál mindig van esély, hogy valami kimarad.
Megrendelések kezelése: Rend a káoszban
A PestPro beszerzés moduljában a megrendelés teljes életciklusa nyomon követhető, a piszkozattól a lezárásig.
Hogyan működik a gyakorlatban?
- Megrendelés összeállítása: Válaszd ki a beszállítót, add hozzá a termékeket és mennyiségeket. Az árak opcionálisak. Ha csak a rendelési listát akarod összeállítani, az is elég.
- PDF generálás és e-mail küldés: A rendszer automatikusan generál egy professzionális megrendelés PDF-et, amit egyetlen kattintással elküldhetsz a beszállító kapcsolattartójának e-mailben.
- Állapotkövetés: A megrendelés végigmegy a fenti folyamaton. Mindig tudod, hol tart.
- Bevételezés: Amikor megérkezik az áru, a rendszerben rögzíted a tényleges mennyiségeket. A készlet automatikusan frissül a központi raktárban.
Ha rendszeresen ugyanazokat az anyagokat rendeled, az ismétlés funkcióval egy korábbi megrendelésből pillanatok alatt új vázlatot készíthetsz.
Rendelési javaslatok: A rendszer figyel helyetted
A PestPro automatikusan figyeli a készletszinteket a központi raktárban. Ha beállítottad a minimális küszöbértékeket a termékekhez, a rendszer jelzi, amikor rendelni kellene.
A Rendelési javaslatok oldalon egy helyen látod:
- Alacsony készletű termékek: Piros és sárga jelöléssel, a legkritikusabb tételek az elején.
- Árelőzmények: Minden terméknél kibonthatók a korábbi beszerzések: ki szállította, mennyiért, mikor.
- Egyetlen kattintásos rendelés: Jelöld be a megrendelni kívánt termékeket, válassz beszállítót, és a rendszer automatikusan létrehoz egy vázlat megrendelést.
Ez azt jelenti, hogy nem neked kell fejben tartanod, miből mennyi fogy. A rendszer figyelmezteti a felelős személyt, mielőtt bármi kifogyhat.
Beszállítói számlák nyilvántartása
A bevételezett megrendelésekhez beszállítói számla rögzíthető. Minden számla tartalmazza:
- Számla szám és dátumok: Kiállítás dátuma és fizetési határidő.
- Bruttó és nettó összeg: ÁFA%-kal automatikusan kalkulált nettó összeg.
- Fizetési mód: Átutalás, készpénz vagy bankkártya.
- PDF csatolás: Töltsd fel az eredeti számla másolatát a rendszerbe.
- Fizetési állapot: Egyetlen kattintással jelölheted fizetettnek. A lejárt, fizetetlen számlák piros jelzéssel figyelmeztetnek.
A számlák összekapcsolhatók a megrendelésekkel, így a teljes beszerzési folyamat a rendeléstől a fizetésig átlátható.
Árelőzmények és beszerzési döntések
Minden bevételezésnél a rendszer rögzíti az egységárakat az árelőzmények között. Ez több szempontból is hasznos:
- Áremelkedés észlelése: Ha a bevételezésnél a nettó egységár eltér az utolsó beszerzési ártól, a rendszer figyelmeztetést jelenít meg.
- Beszállítók összehasonlítása: A rendelési javaslatoknál látod, melyik beszállítótól mennyiért szereztél be korábban.
- Költségtervezés: Visszamenőleg is nyomon követheted, hogyan változtak az árak.
Az árak rögzítése a bevételezésnél opcionális. Ha nem fontos számodra, egyszerűen üresen hagyhatod ezeket a mezőket. A készletmozgás ettől függetlenül megtörténik.
Hogyan kezdj hozzá?
A beszerzés modul a PestPro készletkezelés természetes folytatása. Ha már vezeted a központi raktáradat a rendszerben, néhány lépés és használhatod:
Add hozzá a beszállítóidat és kapcsolattartóikat a rendszerhez.
Állítsd össze az első megrendelést és vételezd be az árut a központi raktárba.
A bevételezés után állíts be minimális küszöbértéket a fontos termékeknél, hogy a rendszer jelezzen, ha fogyóban vannak.
A rendszer ezután automatikusan figyelmezteti a felelős személyt, ha valamelyik termék alacsony készletű. A teljes beszerzési folyamat a megrendeléstől a számla rögzítéséig egy helyen, átláthatóan kezelhető.